Lagagreinar GDPR lýsa ítarlega skipun gagnaverndarfulltrúa (DPO), stöðu hans og verkefnum hans í þremur mismunandi liðum. Spurningin vaknar við hvaða skilyrði er skipun gagnaverndarfulltrúa fyrir fyrirtæki þitt ekki aðeins valfrjálst heldur einnig skylda samkvæmt GDPR?
Í þessari grein svörum við þessari spurningu og förum ítarlega um ábyrgð gagnaverndarfulltrúa og kynnum muninn á innri og ytri gagnaverndarfulltrúa.
Hvaða verkefni hefur persónuverndarfulltrúinn?
Hlutverk og ábyrgð GDPR gagnaverndarfulltrúa
Hlutverk gagnaverndarfulltrúa er að starfa sem brú milli fyrirtækis þíns og eftirlitsaðila. Það er miðlægt í gagnaverndarstjórnun og fylgist með því að farið sé að GDPR og öðrum viðeigandi gagnaverndarlögum. Persónuverndarfulltrúi ætti að geta ráðlagt fyrirtækinu þínu um hvers kyns gagnaverndaráskoranir og stuðlað að fyrirbyggjandi aðgerðum, til dæmis með þjálfun starfsmanna þinna.
Persónuverndarfulltrúi samkvæmt GDPR þarf að sinna eftirfarandi verkefnum
- Að tryggja samræmi: Eftirlit með því að farið sé að öllum viðeigandi lögum og reglum um gagnavernd.
- Ferlivöktun: Þetta felur í sér eftirlit með mati á áhrifum gagnaverndar til að meta áhættu í vinnslu gagna.
- Þjálfun og vitund starfsmanna: Stuðla að gagnaverndarþekkingu meðal starfsmanna.
- Samstarf við eftirlitsyfirvöld: Starfa sem tengiliður persónuverndaryfirvalda.
- Aðgengi og ráðgjöf: DPO ætti að vera aðgengilegt á öllum tímum til að taka á gagnaverndarmálum á áhrifaríkan hátt.
- Skráningarhald: Halda ítarlegar skrár yfir gagnavinnslustarfsemi stofnunarinnar.
- Forðastu hagsmunaárekstra: DPO ætti að vera laus við hagsmunaárekstra.
Hver þarf gagnaverndarfulltrúa samkvæmt GDPR?
Sérhver opinber stofnun þarf persónuverndarfulltrúa og einkafyrirtæki verða að skipa persónuverndarfulltrúa ef gagnavinnsla þeirra uppfyllir ákveðin skilyrði. Ef þú veist nú þegar að þú ert að vinna með persónuupplýsingar er eftirfarandi hluti mikilvægur fyrir þig þar sem vinnsla slíkra gagna krefst sérstakrar varúðar og athygli samkvæmt GDPR.
Hvenær þarf gagnaverndarfulltrúa samkvæmt GDPR?
Skyldan til að skipa DPO samkvæmt GDPR myndast þegar vinnsla persónuupplýsinga hjá fyrirtæki uppfyllir ákveðin skilyrði:
- Meginstarfsemi félagsins felst í því að sinna starfsemi sem í eðli sínu, umfangi og markmiðum krefst reglubundins og kerfisbundins öflugs eftirlits með skráðum einstaklingum .
- Meginstarfsemin felur í sér stórfellda vinnslu sérstakra flokka persónuupplýsinga samkvæmt 9. grein GDPR og gögn um refsidóma og brot samkvæmt 10. grein GDPR.
Að auki krefst GDPR að skipaður sé gagnaverndarfulltrúi fyrir hvert opinbert yfirvald eða stofnun (nema dómstólar í dómsstarfsemi þeirra).
Innri eða ytri persónuverndarfulltrúi?
Ákvörðun um hvort innri eða ytri gagnaverndarfulltrúi (DPO) sé betri fyrir fyrirtæki þitt fer eftir tveimur þáttum: sérstökum þörfum fyrirtækisins og auðlindum þínum. Innri persónuverndarfulltrúi getur verið skilvirkt val ef viðkomandi sérfræðiþekking er þegar fyrir hendi í stofnuninni, þar sem starfsmaður stofnunarinnar getur tekið við starfinu eða þróað það á skilvirkan hátt. Hins vegar, ef þörf er á mikilli sérfræðiþekkingu, hlutlægni og skilvirkni til að innleiða gagnavernd, getur val á utanaðkomandi persónuverndarfulltrúa verið hagkvæmt. Samstarfsaðili okkar, viðurkenndur ytri DPO þjónustuaðili , býður upp á faglega aðstoð sem uppfyllir þessi skilyrði.
Hér að neðan tökum við saman kosti og galla beggja kostanna:
Innri persónuverndarfulltrúi
Kostir
- Þekking á fyrirtækinu: Innri DPOs þekkja fyrirtækið, ferla þess og starfsmenn mjög vel, sem gerir dýpri samþættingu gagnaverndar í daglegum ferlum.
- Kostnaður: Oft ódýrari vegna þess að ekki þarf að ráða nýjan starfsmann og enginn utanaðkomandi ráðgjafarkostnaður.
Ókostir
- Tilfanga- og verkefnaárekstrar: Viðbótarverkefni DPO geta gert það erfitt að stjórna núverandi vinnuálagi. Hugsanlega þarf að ráða nýjan starfsmann.
- Vörn gegn uppsögn: Það eru lagaleg sérkenni varðandi uppsagnarvernd sem geta gert ákvarðanir starfsmanna erfiðari.
Ytri persónuverndarfulltrúi
Kostir
- Sérfræðiþekking: Utanaðkomandi persónuverndarfulltrúar eru oft mjög hæfir og alltaf upplýstir um nýjustu þróun persónuverndarlaga.
- Hlutlægni: Með ytri stöðu sinni geta DPOs boðið upp á hlutlægara sjónarhorn á gagnaverndarmál innan fyrirtækisins.
- Samþykki: Ytri persónuverndarfulltrúar eru oft álitnir hlutlausari af samstarfsráðum og starfsmönnum, sem getur auðveldað samstarfið.
Ókostir
- Aðgengi: Starfsmenn gætu verið hikandi við að leita til utanaðkomandi DPO með spurningar eða vandamál.
Burtséð frá vali á innri eða ytri DPO ber fyrirtækið endanlega ábyrgð á gagnavernd. Því er ráðlegt að meta vandlega bæði innri getu og ytri valkosti til að tryggja bestu lausnina fyrir fyrirtæki þitt.
Niðurstaða
Ákvörðun um hvort og hvaða tegund gagnaverndarfulltrúa (innri eða ytri) er best fyrir fyrirtæki þitt ætti að byggjast á ítarlegu mati á sérstökum þörfum þínum.
Fyrir frekari upplýsingar og faglega aðstoð, vinsamlegast farðu á heimasíðu samstarfsaðila okkar , reyndra veitanda ytri DPO þjónustu. Notaðu sérfræðiþekkingu þeirra til að stjórna fyrirtækinu þínu á áhrifaríkan hátt í samræmi við GDPR og á sama tíma hámarka gagnaverndarstaðla.
